Cómo hacer seguimiento de leads sin un CRM caro

Gestiona el seguimiento de leads con Google Sheets y Make como alternativa a un CRM de pago: pipeline, recordatorios automáticos y mensajes por etapa.

El mercado de CRMs puede abrumar a cualquier PYME: Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho… todos con planes que parecen asequibles hasta que sumas las integraciones, los usuarios adicionales y las funcionalidades que realmente necesitas. La buena noticia es que para muchas PYMEs en fase de crecimiento, una combinación de Google Sheets y Make hace el trabajo de un CRM básico por una fracción del coste.

Cuándo tiene sentido esta alternativa

Esta solución es ideal si:

Gestionas menos de 200 leads activos al mes
Tu equipo comercial tiene entre 1 y 4 personas
No necesitas funcionalidades avanzadas como scoring predictivo o reporting complejo
Quieres automatizar el seguimiento sin una inversión inicial importante

Si ya superas estos volúmenes o necesitas funcionalidades más avanzadas, en la última sección te explicamos cuándo hacer el salto a un CRM de verdad.

Paso 1: Configura Google Sheets como tu pipeline

Crea una hoja de cálculo con las siguientes columnas:

Nombre y datos de contacto (email, teléfono, WhatsApp)
Empresa (si aplica)
Origen: dónde llegó el lead (formulario web, referido, evento, publicidad)
Producto o servicio de interés
Etapa: Nuevo, Contactado, En seguimiento, Propuesta enviada, Negociación, Cerrado ganado, Cerrado perdido
Fecha de entrada y fecha del último contacto
Próxima acción y fecha de próxima acción
Notas de la última conversación
Prioridad: Alta, Media, Baja

Usa colores para visualizar el estado de cada lead de un vistazo: verde para los que avanzan, amarillo para los que llevan más de 3 días sin actividad, rojo para los que están en riesgo de perderse.

Paso 2: Automatiza los recordatorios al comercial

Con Make (antes Integromat) puedes crear flujos automáticos que lean la hoja de cálculo y actúen según lo que encuentren:

Recordatorio diario de próximas acciones: Cada mañana a las 8:30 h, Make revisa qué leads tienen una próxima acción programada para ese día y envía un resumen al comercial por email o Slack.

Alerta de lead sin contacto: Si un lead lleva más de 48 horas en la etapa “Nuevo” sin que se haya registrado contacto, Make envía una alerta automática.

Recordatorio de seguimiento pendiente: Si la fecha de próxima acción ya ha pasado y la etapa no ha cambiado, Make recuerda al comercial que tiene seguimiento pendiente.

Estos flujos no requieren programación: Make tiene un editor visual donde conectas los pasos como piezas de un puzzle.

Paso 3: Automatiza los mensajes al lead según su etapa

Además de recordar al comercial, el sistema puede comunicarse directamente con el lead según en qué etapa se encuentre:

Etapa “Nuevo” (dentro de las primeras 2 horas): Email o WhatsApp automático de bienvenida con la información solicitada o el lead magnet prometido.

Etapa “Propuesta enviada” (a las 48 horas sin respuesta): Mensaje automático de seguimiento: “Hola [nombre], quería asegurarme de que recibiste la propuesta. ¿Tienes alguna pregunta?”

Etapa “En seguimiento” (a los 7 días sin actividad): Mensaje de reactivación con una nueva perspectiva o un contenido útil relacionado.

Etapa “Cerrado perdido” (a los 30 días): Mensaje de reactivación suave: “Han pasado unas semanas desde nuestra última conversación. ¿Ha cambiado algo en tu situación?”

Paso 4: Mide lo que importa

Con datos en Google Sheets puedes construir métricas básicas pero útiles:

Cuántos leads entran por semana
Cuántos pasan de cada etapa a la siguiente (tasa de conversión por fase)
Cuánto tiempo tarda un lead en pasar de nuevo a propuesta
Cuántos leads se cierran y a qué velocidad

Estas métricas te dicen dónde se está rompiendo el proceso de ventas y qué mejorar.

Cuándo pasar a un CRM de verdad

La solución de Sheets + Make tiene sus límites. Es el momento de dar el salto cuando:

Gestionas más de 200 leads activos simultáneamente
El equipo comercial supera las 4-5 personas
Necesitas reporting avanzado o forecasting de ventas
Quieres integraciones con herramientas más sofisticadas
La hoja de cálculo se vuelve difícil de mantener actualizada

En ese punto, herramientas como HubSpot CRM (versión gratuita para empezar), Pipedrive o Zoho CRM son opciones sólidas que también se pueden automatizar con Make.